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La corretta percezione del livello qualitativo del vostro sistema di gestione può dipendere anche dal modo in cui le anagrafiche di sistema sono correlate fra loro. Ad esempio, definire compiti, ruoli, responsabilità del personale, disporre di un elenco aggiornato delle attrezzature di lavoro, delle sostanze pericolose impiegate oppure dettagliare al meglio i luoghi di lavoro, son tutte informazioni basilari per governare un’organizzazione in termini di salute, sicurezza, qualità e ambiente. La mappatura dei processi vi aiuterà inoltre all’approccio ai nuovi standard ISO.
Uno dei problemi tipici delle aziende è il disallineamento fra persone e infrastrutture realmente presenti in azienda, e i dati registrati nei data base gestiti. Questa situazione determina carenze nel controllo dei cambi di mansione e dei cambi di funzione del personale.
Parimenti si ravvisano mancanze nel controllo quando avviene l’introduzione di nuove attrezzature, sostanze pericolose oppure quando ci sono cambi di ciclo produttivo o cambi di reparto.
Tipicamente la migrazione di personale da un luogo di lavoro ad un altro è un punto critico nella gestione della anagrafiche. Allo stesso modo le informazioni ad esse riferite possono non essere organizzate in modo da consentire la ricerca rapida dei dati.
Infine, spesso gli archivi cartacei ed informatici sono destrutturati, portando l’azienda a perdite di tempo per le ricerche documentali.
Il modulo base comprende tutte le anagrafiche necessarie al popolamento del sistema per la gestione di tutti i processi di base della salute e sicurezza sul lavoro: lavoratori, mansioni, attività, funzioni, contratti, luoghi di lavoro, sostanze chimiche, agenti biologici, impianti, macchine, attrezzature, segnaletica, materiali e prodotti, processi e fasi, clienti e fornitori.
Le anagrafiche possono essere inserite direttamente a sistema creandole attraverso la maschera di imputazione dati, possono essere importate utilizzando i template di import disponibili oppure possono essere sincronizzate con altri database in uso presso l’azienda (es. sincronizzazione dei Dati Anagrafici delle risorse umane provenienti da altri sistemi informativi aziendali). Q-81 è dotato, inoltre, di un tool per la definizione degli organigrammi aziendali (es. organigramma della sicurezza).
Comprende anche un gestore documentale principale con database autonomo, che raccoglie tutti i documenti collegati alle varie anagrafiche di sistema ed ai vari processi gestiti (es. scansioni di attestati, valutazioni firmate, autorizzazioni ecc).
Comprende il gestore stampe con numerosi modelli documentali pre-impostati (es. nomine, verbali, registri, attestati, elenchi, schede di anagrafiche, ecc) che vengono stampati in word. Permette inoltre la personalizzazione della reportistica su richieste specifiche del cliente. I dati anagrafici possono essere esportati in Excel.
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