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Nome e Cognome: CESARE MANNINO
Ruolo: Responsabile area Compliance
Azienda: Emergee sagl, è una società svizzera che offre servizi di laboratorio, consulenza in conformità normativa (HSE, qualità, sostenibilità) e soluzioni per l’outsourcing nei settori farmaceutico, cosmetico e alimentare.
Esigenze iniziali:
🎤 Cesare Mannino
Circa 6 anni fa Emergee ha sviluppato un software dedicato alla gestione del Portfolio Pericoli, (l’equivalente del DVR in Svizzera), chiamato e.safety. Questa piattaforma è nata grazie a quello che osservavamo ogni giorno dai nostri clienti: identificare i pericoli presenti era un’attività a volte complessa, analizzarli e pianificare le misure per far fronte alle diverse situazioni richiedeva tempo e non sempre c’era chiarezza nella necessità di una valutazione del rischio. La risposta di Emergee a queste esigenze è stato uno strumento semplice, intuitivo, ma soprattutto dinamico, per gestire in modo sistematico il Portfolio dei Pericoli e la valutazione dei rischi. In questo modo abbiamo supportato il Management aziendale ad assumere con consapevolezza le proprie decisioni e conoscere in ogni momento il livello di sicurezza nella propria azienda.
Con il passare del tempo però le tematiche, e di conseguenza le richieste dei clienti, si sono fatte sempre più complesse. Non solo quelle legate alla Salute e Sicurezza sul Lavoro, ma anche quelle relative ad Ambiente, Qualità o alla necessità di mantenere un Sistema di Gestione su base volontaria (come gli standard ISO 9001, 14001 o 45001). Sempre grazie allo stretto rapporto che abbiamo con le nostre aziende clienti e alla nostra capacità di ascolto delle loro esigenze, ci siamo resi conto che e.safety stava diventato “stretto”. Abbiamo intuito che per i nostri clienti sarebbe stato più utile gestire le diverse attività all’interno di un unico gestionale. A queste riflessioni ha dato una risposta l’incontro di Q-81 HSE. Da subito abbiamo compreso la potenzialità del loro sistema e abbiamo deciso di collaborare alla realizzazione di una versione del software compatibile con la normativa svizzera. La collaborazione con Nordpas ci permette di fornire ai nostri clienti un servizio completo, che unisce un software ad alte prestazioni alla nostra consulenza ed esperienza in Svizzera.
I vantaggi di utilizzare Q-81 sono diversi:
Difficoltà operative:
🎤 Cesare Mannino
In generale abbiamo notato che i nostri clienti fanno spesso fatica a tenere sotto controllo le scadenze, le attività di miglioramento che nascono dai controlli e dagli audit e le attività ripetitive, come le formazioni o gli aggiornamenti normativi. Tenere traccia dello stato di avanzamento di un progetto o di una segnalazione fatta da un lavoratore o da un ente, senza avere un supporto valido, rischia di far perdere parte delle informazioni. Inoltre se queste attività vengono accentrare su un’unica persona si rischia di allungare i tempi, procrastinare o non portare a terminare l’obiettivo o l’attività che si è programmato.
Anche se inizialmente il fatto di tracciare e indicare le segnalazioni e le attività da svolgere su un gestionale può sembrare una perdita di tempo, in realtà permette di garantirne una più corretta gestione, di monitorarne lo svolgimento, di delegare con maggiore sicurezza alcune attività ad altre persone e di creare con maggiore facilità team di lavoro in modo che ogni persona sappia sempre quale attività svolgere per raggiungere l’obiettivo comune. Anche in termini legali avere traccia di una storicità sia di valutazioni sia di azioni intraprese o da intraprendere è utilissimo.
Questo vale soprattutto quando ci sono degli aspetti di non conformità che sono segnalati o da un ente di controllo o che vengono rilevati rispetto a delle prescrizioni legali. A volte capita che sulle tematiche di SSL sia difficile quantificare l’impegno dell’azienda nella valutazione fatta per un pericolo, per il quale viene adottata una misura reale di prevenzione. Dietro all’output finale c’è uno studio, delle prove, delle valutazioni, che possono essere molto complesse. Tracciare tutte queste informazioni aiuta a gestirle in maniera corretta, ma diventa anche un’evidenza per il Datore di Lavoro di tutte le attività che hanno portato alla decisione finali di adottare una certa misura. E questo è molto utile non solo per una corretta gestione interna della salute e della sicurezza, ma anche a livello legale. Nella nostra esperienza di consulenti abbiamo visto quanto sia importante dare evidenza anche delle soluzioni che non possono essere applicabili; è infatti diverso non applicare una misura perché non c’è stato un reale pensiero, da non applicarle perché è stato valutato che non era applicabile.
Benefici auspicati: esempi
🎤 Cesare Mannino
In Emergee abbiamo sviluppato altri gestionali, tra cui e.lex, una piattaforma web che raccoglie e aggiorna tutte le basi legali ed extralegali su Ambiente, Salute e Sicurezza sul Lavoro e Prodotti Chimici. Grazie a questo software i nostri clienti ricevono aggiornamenti e approfondimenti utili alla compliance normativa. Nella collaborazione con Q-81 HSE vediamo la potenzialità di integrare tutte le nostre attività di gestione dei temi HSE e Qualità in un unico ambiente.
Un partner come Q-81 HSE ci permette di realizzare in modo concreto ed efficace molte delle nostre idee per una sempre migliore gestione delle tematiche inerenti la Salute e Sicurezza, l’Ambiente e la Qualità.
Grazie al passaggio da e.safety a Q-81 HSE, oltre ai vantaggi già evidenziati, i nostri clienti potranno in futuro gestire i requisiti legali (che saranno introdotti nel sistema e che potranno essere maggiormente integrati nella valutazione del rischio aziendale). Potranno essere gestite le segnalazioni derivanti dai lavoratori interni e quindi creare un flusso di comunicazione bottom up, oltre al fatto di sfruttare delle check list pre-impostate o per fare controlli spot o per pianificare audit più complessi, con poi la possibilità di gestire direttamente sempre con lo stesso unico sistema le azioni di miglioramento derivanti da queste segnalazioni e da questi audit.
Il nostro obiettivo è sempre quello di facilitare la gestione di chi deve svolgere queste attività perché trova tutto all’interno di un unico ambiente, e a livello legale tutelare il Datore di Lavoro perché Q-81 HSE ci permette di creare un flusso e un collegamento diretto tra la segnalazione e la sua risoluzione.
Q-81 HSE vedrà anche l’integrazione con l’AI e questo darà un ulteriore vantaggio ai clienti che lo adotteranno. Inoltre stiamo lavorando all’integrazione nel gestionale dei documenti e check list che abbiamo sviluppato negli anni e che utilizziamo nella nostra attività di consulenza.
Sicuramente questo è un valore aggiunto: la nostra esperienza in Svizzera ci ha permesso di aggiornare questo gestionale secondo le normative vigenti, che sono per molti aspetti diverse da quelle italiane. Emergee garantisce ai clienti svizzeri che vorranno adottare il software di avere un consulente esperto e un supporto continuo. Crediamo molto nell’unione tra lo strumento informatico e la conoscenza che noi come consulenti possiamo dare nell’utilizzo di questi sistemi.
Il software ci fornisce uno strumento che facilita le operazioni, ma il consulente Emergee sa qual è l’esigenza normativa e quindi sa sfruttare le potenzialità del sistema per adempire in modo più corretto possibile a quelli che sono i requisiti normativi e/o quelli imposti dalle certificazioni volontarie, come la ISO14001, la ISO45001 o la ISO9001. Infine credo che l’esperienza maturata in precedenza anche nella produzione di un software come e.safety ci abbia dato un vantaggio, perché oggi siamo in grado di fare da ponte tra il ragionamento del softwerista e la realtà pratica dell’azienda. Aver creato il nostro gestionale HSE ci permette di comprendere come ragiona un software e riuscire ad adattarlo alla realtà aziendale. E oggi la collaborazione con Q-81 HSE ci permette di sviluppare ulteriormente i nostri servizi per ampliare il ventaglio di soluzioni che possiamo offrire ai nostri clienti.
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