La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali in relazione alle segnalazioni di illeciti e irregolarità in conformità al D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24 e di tutte le attività e adempimenti connessi al funzionamento del sistema aziendale per la gestione delle segnalazioni whistleblowing.
Le informazioni che seguono vengono rese ai soggetti “segnalanti” e a tutti gli altri soggetti potenzialmente interessati, quali ad esempio le persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, eventuali soggetti “facilitatori” (come definiti dalla normativa di riferimento), nonché ogni altro soggetto a diverso titolo coinvolto nella “Procedura Whistleblowing”.
Il Titolare del trattamento è Nord Pas 14000 s.r.l., con sede in Via Villa Scura 34 – 33080 Porcia (PN) telefono: 0434 – 924154, P. Iva e Cod. Fisc. 01366370938, nella persona del legale rappresentante pro tempore.
Il Titolare del trattamento ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) può essere contattato ai seguenti recapiti: dpo@nordpas.com.
Tipi di dati trattati e finalità del trattamento
I dati personali raccolti e trattati sono costituiti dai dati forniti dal segnalante per rappresentare le presunte condotte illecite commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con l’Ente, delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio con l’Ente stesso; tali dati possono comprendere i dati anagrafici e i dati di contatto nell’ipotesi in cui il segnalante decida di non rimanere anonimo, dati relativi al rapporto di lavoro, la funzione svolta, ovvero gli elementi caratterizzanti la segnalazione (di seguito: “Dati Comuni”). Potranno essere trattati dati appartenenti a categorie particolari, vale a dire i dati idonei a rivelare, tra l’altro, l’origine razziale ed etnica, i dati relativi allo stato di salute e alla vita sessuale (i “Dati Particolari”), e dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR), solamente qualora il segnalante decidesse liberamente di fornirli quali elementi caratterizzanti della segnalazione. I Dati Personali forniti si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
I Dati Personali sono forniti direttamente dal segnalante in fase di compilazione e invio della segnalazione e successivamente, se decidesse di inserire ulteriori elementi per circostanziare e dettagliare la segnalazione.
I dati forniti saranno trattati dal Titolare per verificare la fondatezza delle segnalazioni, per l’adozione dei conseguenti provvedimenti, e per garantire la tutela del segnalante. Inoltre, i dati potranno essere utilizzati dal Titolare del trattamento per finalità connesse ad esigenze di difesa o accertamento di propri diritti nel contesto di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di contenziosi civili, amministrativi o penali sorti in relazione alla segnalazione effettuata.
I dati personali del segnalante potranno, previo suo consenso, essere utilizzati per la finalità di rivelazione della sua identità a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni (art. 12, co. II, Decreto Whistleblowing) o nell’ambito del procedimento disciplinare, ove la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato (art. 12, co. V, Decreto Whistleblowing).
Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto di fornirli
Il conferimento dei suoi dati personali non ha natura obbligatoria, in quanto è possibile anche l’invio di segnalazioni anonime, ma l’eventuale rifiuto potrebbe rendere impossibile o estremamente difficoltoso l’accertamento della fondatezza della Segnalazione effettuata, laddove quest’ultima non sia circostanziata, fondata su elementi precisi e concordanti, non abbia ad oggetto fatti riscontrabili e/o non contenga tutti gli elementi utili per effettuare il predetto accertamento.
Modalità di trattamento
Il trattamento dei Dati Personali avverrà secondo i principi correttezza, liceità e trasparenza di cui all’art. 5 del GDPR, tramite supporti e/o strumenti informatici, manuali e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento e garantendo la riservatezza e sicurezza dei dati stessi e il rispetto degli obblighi specifici sanciti dalla legge.
La disponibilità, la gestione, l’accesso, la conservazione e la fruibilità dei dati è garantita dall’adozione di misure tecniche e
organizzative per assicurare idonei livelli di sicurezza ai sensi degli artt. 25 e 32 del GDPR.
Soggetti autorizzati a trattare i dati
A tutela del segnalante e degli altri soggetti coinvolti, il trattamento dei dati personali inclusi nelle segnalazioni di illeciti e irregolarità in conformità al D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24 verrà effettuato dai soggetti autorizzati dalla Società e, in particolare, dal Gestore delle segnalazioni, ossia il soggetto deputato alla ricezione ed alla gestione delle segnalazioni, nominato in conformità all’art. 4. co. II. del Decreto Whistleblowing, o da chi ne fa le veci in caso di sua sostituzione o in caso di conflitto di interessi.
Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno dell’Organizzazione, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonchè tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica dei trattamenti dei Dati Personali forniti è:
a) la necessità di adempiere ad obblighi legali cui Ë soggetto il Titolare, che, in forza del D. Lgs. 231/2001 è tenuto a implementare e gestire canali informativi dedicati alla ricezione delle segnalazioni di condotte illecite lesive dell’integrità della Società e/o dell’interesse pubblico (art. 6, co. 2bis e ss. del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231)
b) il consenso libero ed esplicito del segnalante, ex artt. 6, par. 1, lett. a) e art. 9, par. 2, lett. a), del GDPR, nei casi in cui si ravveda la necessità di disvelare l’identità del segnalante, o qualora sia prevista la registrazione delle segnalazioni raccolte in forma orale, via telefono o tramite sistemi di messaggistica vocale, ovvero attraverso incontri diretti con il Responsabile della gestione delle segnalazioni;
c) l’eventuale trattamento di dati personali “particolari” inclusi nelle segnalazioni, si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’interessato in materia di diritto del lavoro, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR.
d) Per la finalità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, la base giuridica è costituita dal legittimo interesse del Titolare in tal senso, di cui all’art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR; per la medesima finalità, i trattamenti di dati personali di natura “particolare” (se presenti) si fondano sull’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.
Comunicazione e Destinatari dei dati personali
I Dati Personali trattati potranno essere condivisi con:
1. Personale dell’Ente ai fini della gestione delle pratiche di segnalazione, specificamente autorizzato al trattamento dei dati personali; di conseguenza, il suddetto personale dovrà attenersi al rispetto delle istruzioni impartite, nonché di quelle più specifiche, connesse ai particolari trattamenti, eventualmente di volta in volta fornite dal Titolare del trattamento.
2. Fornitori e consulenti, che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, e organi di controllo del Titolare;
3. Soggetti, enti, organismi o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i suoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.
I Dati Personali trattati non saranno in alcun modo oggetto di comunicazione e diffusione fuori dai casi sopraindicati, né di
trasferimento in un Paese terzo extra europeo, né di processi decisionali automatizzati compresa la profilazione.
Tempo di conservazione
I Dati Personali saranno conservati per un periodo non eccedente cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione del fatto o atto illecito, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, comma 1, lett. c), del GDPR nonché gli obblighi di legge cui è tenuto il Titolare. Successivamente a tale termine, le segnalazioni verranno eliminate dal sistema, oppure conservate in forma anonimizzata.
In caso di contenzioso giudiziale, i Dati Personali saranno conservati per tutta la durata dello stesso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilit‡ delle azioni di impugnazione.
Diritti degli interessati
Gli interessati hanno il diritto di ottenere dall’Ente, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento), contattando il Titolare del trattamento ai recapiti sopra indicati.
I predetti diritti in capo agli interessati potranno venire limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice privacy”, come modificato dal D. lgs. n. 101/2018), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità dei soggetti segnalanti.
In conformità con la normativa vigente, oltre ai diritti di cui sopra, ha anche il diritto di presentare un reclamo all’autorità di vigilanza competente, accedendo al sito www.garanteprivacy.it.